Повечето служители днес използват масово приложенията от пакета Microsoft Office, и за редица компании и фирми, този софтуер се е превърнал в необходимост дотолкова, че ежедневната работа в офиса е почти немислима без него.Ето защо, независмо от напрегнатото ежедневие, и препятствията в изпълнението на служебните задължения понякога, работата с Microsoft Office не бива да представлява трудност за никой.Пакетът с приложения на Microsoft определно си има обаче някои тънкости, които се налага да овладеем ако искаме да сме добри в работата си. В тази връзка, PCWorld са събрали някои от най-важните съвети, които всеки трябва да е сигурне, че познава. Ето кои са те:

Настройки за целия офис пакет

1. Използвайте лентата с менюта

Дори и след три години, мнозина потребители все още се справят трудно с новия интерфейс в Office 2007 на лентата с менютата. Ако и с вас случаят е такъв, значи е време да се справите с този проблем. UBitMenu е безплатен плъгин за MS Оffice, който ви позволява да си ‘върнете’ стария интерфейс.

2. Запазете сигурността на файловете си

Направете Word или Excel документите си по-сигурни като използвате криптиране и парола. Можете дори да използвате различни пароли, така че едни да имат възможност да редактират документите, а други само да ги четат. Изберете Save As, кликнете върху Tools от падащото меню и изберете General Options (Security Options в по-старите версии на Office).

Настройки за Word

1. Конвертирайте вашите PDF файлове

PDF to Word е удобна уеб услуга, която преобразува PDF файловете в Word формат, така че да можете да ги редактирате. Като алтернатива, можете да изтеглите Nitro PDF Reader.

2. Увеличете вашите макроси

Използвайте вградените Macro функции за запис и автоматизиране на повтарящи се задачи. За целта трябва първо да активирате Developer таба в Office 2007, като кликнете върху Office бутона в горния ляв ъгъл, изберете Word Options, и маркирате Show Developer tab. След това ще можете да използвате този таб в документите си за запис на собствени макроси, които да се активират с различни бутони от клавиатурата, или менютата.

3. Навигирайте лесно чрез thumbnails

Кликнете върху View и изберете Thumbnails, за да добавите лента в лявата страна на прозореца, от който може да навигирате бързо между отделните страници на един документ.

4. Премахнете форматирането на даден текст

За целта трябва първо да копирате текста, който искате (като натиснете Ctrl-C), след това да отворите менюто Edit (кликнете върху падащото меню под иконата Paste в лентата на Word 2007), да изберете Paste special, и след това Unformatted Text.  По този начин ще изчистите всяко специфично форматиране на копиран от интернет текст.

Настройки за Excel

– Вмъкване на нов работен лист в електронна таблица в Excel

За да отворите нов работен лист в съществуваща електронна таблица в Excel, натиснете Shift-F11.

Настройки за Outlook

1. Елеминиране на известията

За да деактивирате звуците за известяване на нов мейл в Outlook, както и съобщенията в системната лента, отидете на Tools > Options > Preferences > E-mail Options, и кликнете върху Advanced E-mail Options. След това размаркирайте опциите, които желате да изключите под When new items arrive in My Inbox.

2. Намерете загубено имейл съобщение

По подразбиране, при търсене по ключова дума, Outlook 2007 не включва съобщенията, които са преместени в папката Deleted Items (тоест, не можете да намерите каквото търсите сред изтритите съобщения). По тази причина, ако търсите нещо, което не знаете дали сте изтрили, трябва да активирате търсачката на Outlook да търси и в папката за изтрити мейли. Tова става като отидете на Tools > Options > Preferences, и изберете Search Options. След това маркирайте опцията ‘Deleted Items’, за да активирате търсенето и в Deleted Items.